信息部门工作时运用公关原理有重大意义

倍酸公关

 随着改革开放不断深入，企业信息系统应当发挥更大的作用。本文拟从信息系统能否利用公关原理，运用公关原理有什么重大意义及怎样运用公关原理等方面进行论述，希望信息系统能更好地为企业和社会服务。
　　
　　现在很多企业，包括小型企业都开发了信息系统，并在企业内成立了管理信息系统的机构，同时配备了相关的工作人员，所运行的信息系统为企业领导收集市场行情、顾客意见，捕捉商机，传播企业形象做了大量工作，取得了不少成绩。随着我国奔向小康，建设现代商业、现代物流进程的加快，市场进一步扩大开放，信息工作越来越重要，信息系统应当发挥更大的作用。运用公关原理可以更好地做好企业信息工作，使企业信息系统更好地为企业发展服务。
　　
　　一、信息系统可以运用公关原理
　　
　　有人说，信息系统是利用计算机技术、通信技术开展工作，与公关毫不相关。其实不然。信息系统靠人去运行，靠人去管理，靠人去维护，信息系统是一个人机结合的综合系统。没有人，信息系统就无法正常、有效地运行。所以在整个信息系统的生命周期中，可以利用公关原理来协助开发，指导运行，做好信息系统的各项工作，更好地发挥信息系统在企业经营管理中的作用。
　　公关是公共关系的简称，它的工作对象是公众，主要是指处理好组织与组织、组织与公众间的社会关系，不是一般的个人与个人之间的关系。对于一个企业，它的内部公众有工人、干部、技术人员、董事等，它的外部公众有销售商、供应商、同行企业、政府部门（也叫权力公众）、国外客商等。公关工作就是要处理好企业与其内部外部公众的关系。公关不靠请客送礼，而要针对不同公众的特点，通过宣传、沟通，使公众了解企业，提高公众对企业的信任度，使企业在公众中具有良好的信誉，为企业的发展打下坚实的基础。
　　很显然，现代公关与个人拉关系、走后门的腐朽庸俗关系存在着本质的区别（如表1所示）。
　　
　　与公共关系类似，企业建立、运行信息系统的目的之一是要加强企业与社会公众的联系。例如企业利用信息技术在Internet上建立起自己的网站，不仅可以宣传自己的产品，提供更好的服务，而且让社会公众可以通过网页向企业的经营管理部门提出意见和建议等；目的之二就是充分利用企业机构已有的数据、信息资源，为企业决策提供支持和帮助。
　　公关人员开展工作，靠的是知识、实践、经验。而对于信息系统的工作人员来说，同样需要知识和经验，既要掌握信息系统的开发方法及相关工具，又要熟悉业务流程，妥善处理信息系统中各部门之间的数据信息流。另外，与公关类似，信息系统的工作人员同样需要了解公众的需求，要有针对性地进行宣传和咨询，使公众认识信息系统的功能和作用。
　　可见，公共关系与企业建立运行信息系统的目的是基本一致的。在信息系统整个生命历程中，充分利用公共关系的原理来指导开发和开展工作，可以处理好各种利益关系，大大加快信息系统的开发进度，更好地运行和维护信息系统。
　　
　　二、信息系统运用公关原理的重要意义
　　
　　信息系统的开发是企事业单位的一个比较大的投资项目，往往需要一个具体的部门――信息部门来负责分析设计和运行维护。该部门的基本任务是：（1）了解用户各方的需求、制订系统的开发规划，合理地分配和使用资金，协调各种资源，以完成信息系统的开发；（2）收集系统运行需要的各种数据，运用系统完成数据的加工处理，并为企业管理的各项决策提供支持和帮助。不论是系统开发，还是运行维护，都需要和企业内外各职能部门打交道，还要和各种不同岗位的人员进行交流。因此，信息系统开发与运行都有必要开展公共关系工作。
　　对企业的信息部门来说，它的公关对象主要是指：本部门内部公众、企业中本部门外的公众；企业外的外部公众。信息部门的内部公众是本部门的员工，包括系统的分析员、设计员、数据库人员、操作人员、维护人员等；企业中信息部门外的外部公众，是企业内部其他各科室、车间，包括本企业内部的工人、技术人员、干部和董事等；企业外的外部公众，则是和企业有关的供应商、销售商、银行、税务局、工商局及用户等。
　　信息部门工作时运用公关原理有重大意义，主要表现为：
　　1. 有利于取得企业内部公众的理解和支持
　　信息系统是一个人机结合的系统。要使信息系统达到提高效益、降低成本的目的，没有企业各方面、各部门和全体员工的理解、支持和配合是不可能的。信息部门开展公关工作，可以得到公众的支持，包括：
　　（1） 得到上层领导的支持。从公共关系学的角度看，领导干部不仅是企业内部的权力公众，也是信息部门的权力公众。只有取得领导的关心和支持，信息部门在工作中遇到的各种困难，才能顺利解决。例如，由于信息系统处理的需要，可能会对原来的生产流程进行重组。只有领导支持和重视，这个问题才会迎刃而解。
　　（2） 及时得到需要加工的数据。由于信息系统的加工对象是数据信息，如果不能及时得到需要加工的数据，信息系统就无法发挥出它应有的作用。因此信息部门要做好公关工作，鼓励企业内部的公众及时收集、提供和输入有效的原始数据，如产品数量、仓库收发存数量、销售数量、设备使用保养维修、市场竞争等各种原始数据。如果没有各部门公众的协助，仅靠信息部门的工作人员去做，是根本办不到的。
　　（3） 找出存在问题的原因。要提高信息系统的运行效益也需要公众的协作和帮助。因为信息系统的运行涉及多个部门的数据流通，只要其中某一个环节出现问题，整个系统的效率就会大大下降。特别是管理环节中的问题，要靠信息部门人员去查找问题的症结并予以解决几乎是不可能的。只有做好公关工作，依靠企业公众分析问题查找原因，才能收到事半功倍的效果。
　　2. 有利于争取企业外部公众的支持和帮助
　　企业的运作离不开外部环境，更离不开外部公众的支持和帮助。虽然企业各职能部门都会和外部公众打交道，但随着信息技术的不断发展，更多的外部公众要了解本企业，可能更多地要通过Internet来进行。为此信息部门所管理的信息系统，不仅要为企业内部的公众服务，还要为企业的外部公众服务。做好公关工作，就要向外部有业务联系的业务公众、政府部门（权力公众）、新闻机构和有影响的知名人士（媒介公众）等传播本企业的真实情况，宣传信息部门所做的工作，使他们能更好地理解、支持和帮助信息部门开展工作，保证信息系统的正常运行。
　　3. 有利于树立信息系统的良好形象
　　在许多单位中，信息系统在公众心目中往往是处于事不关己、高高挂起的地位。不可否认，有些单位的部分公众对信息系统的评价并不理想，甚至还存在着抵触情绪，因而就会出现不合作、不支持、冷嘲热讽的现象。出现这种情况，多半是因为信息部门没能做好宣传解释工作，信息部门缺乏与本部门以外的公众进行信息沟通，没能将本单位的发展规划、信息系统运行所能带来的巨大效益向公众解释清楚。如果信息部门能做好公关工作，向公司内部的公众多进行宣传沟通，使他们了解信息系统的功能和运行，了解信息部门的工作，就有利于树立信息系统的良好形象。
　　4. 有利于调动信息部门人员的工作积极性
　　信息系统的工作人员是信息部门的内部公众。虽然信息系统的运行大大降低了各职能部门的劳动强度，提高了工作效率，但由于信息系统所处的运行环境在不断变化，企业内部、外部公众对信息系统的要求也在不断提高，因此需要对信息系统进行不断的维护，以延长信息系统的生命。维护信息系统，需要依靠广大信息部门工作人员的聪明才智和积极主动、勤恳踏实的工作。因此信息部门的领导，应该主动关心本部门工作人员的思想，肯定他们的成绩，了解他们的困难，帮助他们改进不足。对内部公众做好公关工作，以激发他们的主动性、创造性，调动他们的工作积极性，使信息系统在本企业的经营过程中发挥出更大的作用。
　　
　　三、信息系统怎样运用公关原理
　　
　　笔者认为，可从以下几方面入手：
　　1. 加强调查研究，把握本部门的形象地位
　　信息部门可以通过各种途径，运用各种方式，了解公司内外各类公众对信息系统的看法，摸清信息部门在公众中的形象和地位，并据以制订本部门的公关计划，有目的、有步骤地开展公关工作，力争做到使企业公众把信息系统看作是他们必不可少的工作伙伴。
　　2. 教育信息系统的工作人员树立公关意识，自觉做好公关工作
　　因为信息系统的运行会涉及各部门的利益，离不开他们的大力配合，这就需要所有的信息工作人员都认识到公关工作的重要意义，自觉地对公众进行宣传沟通，让公众了解信息系统的功能和作用，并为信息系统的运行提供方便。信息部门的所有工作人员都要了解公众希望信息系统为他们做什么，使信息系统能高效可靠地为公众服务。
　　3. 因人、因时、因地制宜地宣传信息系统
　　信息系统在企业经营中是一个新建立的系统，因此公众往往会以传统的思维方式来看待信息系统和信息部门。实际上信息部门既与原来的各职能部门有联系，又独立于这些职能部门，因此信息部门应该根据不同岗位、不同部门公众的特点来加强公关，宣传信息系统。很显然，这种公关不能靠请客送礼，也不能靠浮夸吹牛，而是要讲真话，实事求是地宣传。通过公关，消除公众对信息系统的不关心和神秘感，应该让公众了解，信息系统的开发和运行是以公众利益为基础，运行加工的数据需要公众提供，加工的结果是提供给公众使用。一句话，信息系统的开发和运行是为公众着想，是为公众利益服务的。
　　4. 信息部门应该主动与各职能部门交往
　　信息系统的运行基础是公众，服务对象也是公众。所以信息部门应主动与各职能部门交往，增进了解，培养感情。通过公关，信息部门能更好地了解各职能部门对信息系统的需求，使信息系统的运行更贴近公众。同时信息部门也要对企业外部公众开展公关工作，争取他们对信息系统运行和信息部门工作的支持和帮助。
　　5. 向公众提供咨询服务
　　信息部门不仅要保证信息系统的可靠运行，同时还肩负着培训企业内部公众的重任，从信息系统的最基本操作到解答使用中的疑难问题，都要教会公众。如果公关工作做得好，可以使企业内部公众更乐意使用信息系统。另外，信息部门要时刻关心周围事物的发展，就经营活动中出现的问题，有的放矢地开展公关工作，并努力提出解决问题的方案。开展咨询服务，不但会使公众，包括权力公众关心、支持信息系统，而且对推广信息系统的应用、拓宽信息系统的运用领域也有积级意义。
　　6. 要时刻想到公众，为外部公众方便利用本企业的信息系统服务
　　这方面可做的工作很多，例如：
　　（1） 建立便于公众访问的网站。在网络普遍应用的今天，企业的网站无疑将成为企业与外部公众联系的窗口。因此信息部门应该努力建立优良的企业网站。要建立网站，企业的信息部门要和有关的域名管理机构联系，申请的域名应该让企业的外部公众容易记忆；与通信服务商等企业外部公众洽谈，以保证所建立的通信线路时刻通畅。
　　（2） 提供界面良好的企业网页。信息部门在设计企业网页时应该以公共关系原理为指导，为便利公众上网访问着想，使网页能贴近外部公众。外部公众只要打开企业网站的窗口，所显示的页面应是美观的、友好亲切的，能反映出企业的经营规模、提供的产品和服务等信息。另外网页上应该在如何为外部公众服务、加强公关方面多下功夫，例如如何让外部公众能方便快捷地查找到所需要的产品和服务，外部公众有问题、有意见和建议时能及时通过网页反馈到企业的相关职能部门等。
　　（3） 根据公关原理，积极开展电子商务活动。在网络上建立了企业网站，就具备了开展电子商务活动的基本条件。由于电子商务会涉及许多外部公众，因此信息部门应该加大公关工作的力度，要与有关的银行、工商管理部门、税务部门、认证机构等加强沟通，以取得这些部门的支持和配合。如果企业还有进出口业务，那还要同外汇管理局、海关、航运等部门联系，信息部门也需要向它们做好宣传解释、信息沟通、联络感情等公关工作。开展电子商务，有关信息系统的人员还应当牢固树立起信誉第一、质量第一的思想，按照互利互惠的原则来处理与供销业务公众的关系，向他们做好宣传沟通工作。
　　7. 利用企业的外部公众力量加强研发和培训工作
　　企业的信息系统需要不断维护和更新。而信息技术的不断发展，往往使企业要花很大的代价来学习、消化新技术。为此信息部门应当加强对各高校和科研机构的公关，充分利用这些外部公众力量来消化、应用新技术。通过公关，还可以和科研机构及高等院校联合建立培训基地，加快信息人才的培养，使企业的信息系统能常用常新。
　　8. 加强对本部门内部公众的公关
　　信息系统的运行需要信息部门内部的公众心往一处想，劲往一处使，共同为信息系统的正常运行而努力。因此，在信息部门内部开展公关，可以及时掌握员工的思想动态和意见要求，从而大大改善干群关系，加强职工间的了解和团结，有效提高信息部门的向心力和凝聚力。
　　笔者相信，只要信息部门能自觉运用公关原理做好信息工作，就一定会使企业的信息系统如虎添翼，在建设现代企业中发挥更大的作用。运用公关原理加强企业信息系统工作 竹宇光 - 《中国管理信息化》
　　
　　主要参考文献
　　［1］ 居延安. 公共关系学［M］. 第3版. 上海：复旦大学出版社，2005.
　　［2］ 薛华成. 管理信息系统［M］. 第4版. 北京：清华大学出版社，2003.
　　［3］ 于建华. 企业公共关系与互联网络［J］. 经济经纬，2004，（6）.