学生家长投诉学校危机公关应对处理大全

倍酸公关

办校过程中，难免遇到这样或那样的投诉，而对于投诉的处理，实则是一场有针对性的危机公关，有的时候，如果缺乏经验的管理者，或一线处理人员的操作不当，就极有可能造成意想不到的不良影响。

当面对投诉时，千万不能乱了阵脚！一切都是有章可循的，本篇将会给您展示一套针对各类投诉的比较连贯的打发。我们从投诉的分类、处理原则、处理步骤三个主要方面来介绍。

投诉的分类

按紧急程度划分

1）加急投诉：

各类现场投诉、事态影响严重的投诉，对此类投诉的回复时间应在2小时内，相关部门的回复时间应在1小时内。

A：现场投诉：

学员在现场急需解决的各类投诉，如前台报名大厅、教室内、课堂上、住宿部等学员聚集的场所发生的学员纠纷、学员与工作人员的纠纷、学员紧急事件、摔伤、食物中毒、生病等。

B：危机公关投诉：

① 投诉人是媒体或政府要员。

② 投诉人声称要曝光媒体，或有此意向。

③ 由多人参与的集体投诉。

2) 普通投诉：

投诉部门的对普通投诉的回复时限为2日，相关部门的回复时限为1日。

注：若教学部门周六、周日休息，所以相关教学投诉的回复时限会受此制约。

按投诉的性质划分

1) 无效投诉：

学员由于自我的性格、理解力、学习能力等个人原因引发的投诉，如无理取闹，虚报信息，要求高于校方承诺，非学员投诉等。受理投诉的员工需对客户的投诉作相应的解释，但不承担赔付的责任。

2) 有效投诉：

因对校方的教学、管理、服务、宣传或其它不满进行投诉，经投诉组及相关部门调查核实后，确认是校方的原因让客户的合法权益受到损害，或给客户造成经济损失的投诉。

按投诉严重程度划分

学员在报名及上课的过程中，由校方的原因引发学员不同程度的投诉，依据投诉的影响程度及由此带给校方的经济损失额，分为以下三类投诉：

1) 一般投诉（一星级投诉）：

① 学员在报名或上课的过程中，对校方的教学、服务或管理不满，有抱怨情绪，但未造成直接的经济损失，经工作人员合理的解释与安抚后即可平息；

2) 严重投诉（二星级投诉）：

① 学员因校方教学、管理、服务等校方自身的不足之处进行投诉，投诉程度激烈，虽未涉及经济补偿，但对校方带来不良影响；

3) 重大投诉（三星级投诉）：

① 学员因校方教学、管理、服务等校方自身的缺陷进行强烈的投诉，虽未涉及经济补偿，但对校方带来极为恶劣的影响；

按投诉原因划分

还有极少部分是家长原因，即为刷存在感。机构办学过程中，也会遇到这样的家长：想要刷存在感，证明自己的地位，事无巨细，都会有挑剔的地方，很难满意。

虽然这些投诉令校长们头疼烦恼，但反过来想，这些投诉反映的问题，恰恰给我们指明了机构需求优化改进的地方。只有找到问题根源，才能对症下药，所以这里的关键是要分析家长的心理：

Tip：投诉的家长是怎样想的？

1、求补偿心理

这类家长一般是在物质方面没有得到满足。例如，觉得别人优惠了自己没有、觉得自己给学校介绍新生了学校没有奖励。

2、求尊重、求重视

这类家长没有得到平等对待，心理上会产生不平衡。例如，自己孩子已经在这里学了3年了，老师竟然连我名字都叫不准。

3、解决孩子问题

对于家长来说，孩子的问题是最大的问题，这也是最重要的一条心理。

4、发泄心理

机构在某方面没有做到位，家长想要表达意见，要找一个发泄出口。

实际上，任何机构的服务都永远不可能100%完美。我们还应该感谢那些把意见说出来的家长，比起默默离开的那些家长，他们还给了我们一个挽留他们的机会。那么，面对家长的投诉，要如何处理呢？

投诉处理原则

诚信敬业原则: 所有参与受理投诉服务的工作人员， 都应该以一种刻苦和努力的心态去 不断提高和完善自我。要诚实守信， 不做任何超越个人能力的承诺，要敬业爱岗， 要以所从事的职业为荣，要担负起自己的岗位责任，要具备良好的职业素养。

尊重客户原则: 在和客户接触的全过程中要表现出对客户的高度尊重，对这种尊重的要求不仅仅是原则性的，也是由衷的。 尊重客户要做到一视同仁，不因客户的职务等个人条件而有所区别。尊重的原则实际就是不伤害的原则，任何形式和程度的伤害都是无法 弥补和恢复的。

巧妙化解原则: 客户在进行投诉时一般都夹杂着激动的情绪、甚至是不满和愤怒， 为此，对待客户的投诉要做到耐心、诚心、有礼貌和尊重， 沟通过程中要使用一些技巧顺势引导和化解客户激动的情绪。

积极修复原则: 客户投诉时要积极地采取情感修复的手段，尽量运用语言技巧， 用关注和尊重的态度，充分考虑客户的面子 , 以消除客户的失望和不满，不和客户发生任何的争吵，即便是客户的投诉有误，也要先行安抚再做细致的解释。

及时反馈原则: 接待投诉后，投诉专员应立即就投诉事实提交一份书面报告， 同时将整个事件告知相关被投诉机构，各被投诉机构应在得知此事件后1日内(紧急投诉1小时内)予以调查、处理，以便投诉专员及时给予客户回复，妥善解决。禁止任何形式的对客户投诉不予理睬的行为。

团队协作原则: 服务的过程中要充分遵循团队协作的原则，所有投诉服务专员都应该发扬同事之间相互提携和共同进步的团队协作精神。对于实际工作中的困难应该及时向团队领导进行汇报和申请支援，同时主动争取身边同事的支持，用大家共同的智慧与经验，为客户提供优质服务。

遵规守纪原则: 在服务工作中每一位投诉专员都应该遵规守纪。要严格遵守集团的各类 规章制度和纪律， 树立良好的标准化职业形象，对集团和客户的利益负责， 不得向客户泄漏企业机密， 不得与客户一起抱怨企业， 同时未经许可， 也不得向第三方泄漏客户资料。

投诉处理步骤

1、登记投诉相关信息；

2、致歉并承诺反馈时间；

3、根据投诉内容判断本部门是否有权限处理，如无权限，转交至其他部门，在本部门处理范围内，与投诉涉及部门沟通(调查)，提出解决方案；

4、与学员联系，告知投诉处理结果并约处理时间；

5、投诉处理结果办理。

常见投诉案例解析

一般投诉: 学员对于员工服务态度不认可，要求校方给予相应处罚:

解决方案:

1、涉及员工当面或电话给予学员道歉;

2、提供 VIP报班咨询指导;

3、若投诉发生在现场，可提供特殊通道给予优先报名;

4、若转入其它班级，保证名额及提供靠前座位号;

5、可提供课前协助查询所报班级授课教师情况。

严重投诉 :由于工作失误给学员带来不便或造成相应经济损失，学员提出明确要求。

解决方案:

1、根据情况给予学员报销由于工作失误所产生的相关费用，如:打车费或邮寄费用;

2、网卡(非卖品) 、相关书籍补偿;

3、相应报班优惠(学习卡) ;

4、根据学员要求酌情给予满足;

注: 投诉组会根据学员的投诉激烈程度及实际情况灵活、 机动地选择以上各解决方案， 给予赔付。投诉组需与相关部门进行沟通、协商， 确定后再实施赔付方案。

最后，学校的报名管理制度及相关的延转制度，要考虑到各地学员的特殊情况。前台的同事在向学员介绍班级课程时， 除了在介绍课程的内容的同时，也要告之学员该班级的难度及课程整体进度。